E-Mail mit eigener Domain: Postfächer mit IMAP und Webmail

Eine Adresse wie info@ihre-firma.de statt ihre.firma@gmail.com verändert zweierlei. Das eine ist der Eindruck: Ein Angebot von einer Freemail-Adresse wirkt weniger verbindlich, gerade gegenüber Geschäftskunden. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit eigener Domain zeigt dagegen auf einen Blick, zu welchem Unternehmen der Absender gehört. Das andere ist die Kontrolle: Die Domain gehört Ihnen, also gehört Ihnen auch die Adresse.

Wechseln Sie später den Anbieter, nehmen Sie die Adresse mit. Sie ziehen die Postfächer um, ändern die MX-Einträge Ihrer Domain, und Ihre Kontakte schreiben weiter an dieselbe Adresse. Bei einer Freemail-Adresse geht das nicht: Wer sie aufgibt, muss allen Kontakten eine neue mitteilen. Außerdem legen Sie mit eigener Domain Funktionsadressen wie rechnung@ oder support@ an, die unabhängig von einzelnen Personen bestehen bleiben.

Das E-Mail-Protokoll SMTP prüft von sich aus nicht, ob ein Absender echt ist. Jeder Server kann eine Nachricht mit Ihrer Adresse im Absenderfeld verschicken. Deshalb gibt es drei DNS-Einträge, mit denen empfangende Server die Echtheit prüfen. SPF ist ein TXT-Eintrag, der festlegt, welche Server E-Mails für Ihre Domain versenden dürfen. Kommt eine Nachricht von einem anderen Server, fällt die SPF-Prüfung negativ aus.

DKIM fügt jeder ausgehenden Nachricht eine kryptografische Signatur hinzu. Den passenden öffentlichen Schlüssel veröffentlichen Sie im DNS, sodass der empfangende Server prüfen kann, ob die Nachricht wirklich von Ihrer Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde. DMARC legt schließlich fest, was mit Nachrichten geschehen soll, die weder die SPF- noch die DKIM-Prüfung bestehen – zustellen, als Spam einstufen oder ablehnen –, und wohin Berichte darüber gehen.

Für den Einstieg empfiehlt sich eine DMARC-Richtlinie mit p=none: Sie erhalten Berichte, ohne dass Nachrichten abgewiesen werden. Zeigen die Berichte, dass alle legitimen Absender korrekt eingerichtet sind, verschärfen Sie die Richtlinie auf quarantine oder reject. Große Anbieter wie Gmail verlangen seit 2024 von allen Absendern mindestens SPF oder DKIM und von Massenversendern alle drei Verfahren. Fehlen die Einträge, landen Nachrichten häufiger im Spam-Ordner oder werden abgelehnt.

Wer heute Postfächer mit eigener Domain braucht, bucht am einfachsten ein Webhosting. Web Starter für 0,50 € im Monat enthält ein Postfach, Web Essential für 1 € fünf und Web Business für 4 € unbegrenzt viele – jeweils mit Webmail, Spamfilter und Zugang per IMAP und SMTP. Sie müssen keine Website betreiben, um die Postfächer zu nutzen; der Webspace bleibt dann einfach leer.

Der eigenständige E-Mail-Dienst richtet sich an alle, die Postfächer ohne Webspace buchen möchten. Geplant sind drei Tarife: E-Mail Starter für 1 € mit einer Domain, fünf Postfächern und 1 GB pro Postfach, E-Mail Pro für 2 € mit zwei Domains, 20 Postfächern und 2 GB pro Postfach sowie E-Mail Expert für 3 € mit 20 Domains, unbegrenzt vielen Postfächern und 20 GB pro Postfach. Bis zum Start können sich Details noch ändern; den Termin kündigen wir auf unserem Discord an.